appointmed als Podologie Software? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit appointmed

Wir haben die appointmed GmbH über ihre Podologie Software ausgefragt.

Die Antworten der appointmed GmbH sind in rot markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Podologie Software in 3 Sätzen.

appointmed ist eine All-in-One-Praxissoftware für Podologie-Praxen. Termine, digitale Patientenakte inklusive Befund- und Behandlungsdokumentation sowie die Abrechnung von Privat- und SelbstzahlerInnen laufen in einem System zusammen. Als reine Web-App braucht appointmed keine Installation und ist am Computer wie am Tablet sofort einsatzbereit – übersichtlich statt verstreut über mehrere Programme.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Der stärkste Fokus liegt auf der Bedienbarkeit. CEO Patrik Inzinger bringt über 20 Jahre Erfahrung in der Gestaltung komplexer Anwendungen mit – gerade die oft umständliche Bedienung anderer Programme war ein Grund, appointmed zu entwickeln. Das zeigt sich im Alltag: Viele PraxisinhaberInnen berichten, dass sie appointmed nach rund 20 Minuten ohne Handbuch verstehen. Aktuell arbeiten über 3.500 Praxen in Österreich, Deutschland und der Schweiz mit appointmed, bei einer Bewertung von 4,9 von 5 Sternen aus Google und ProvenExpert. Am häufigsten gelobt wird der persönliche, schnelle Support – im Schnitt ist eine Antwort in unter 5 Minuten da. Dazu kommt die laufende Weiterentwicklung, die eng am Feedback der Praxen ausgerichtet ist.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

appointmed ist bewusst auf Privat- und SelbstzahlerInnen zugeschnitten. Eine direkte Selbstabrechnung mit den gesetzlichen Kassen bietet die Software nicht – Praxen, die schwerpunktmäßig GKV-Fälle über Abrechnungsstellen abwickeln, arbeiten hier mit dem PAD-Export, eine vollintegrierte Kassenabrechnung ist es aber nicht. Wer diese nicht zwingend braucht, bekommt dafür ein System, das im Alltag spürbar schneller von der Hand geht.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

appointmed ist eine reine Web-Anwendung – eine Installationsvariante gibt es nicht und ist auch nicht nötig. Die Software wird über den Browser aufgerufen und laufend automatisch aktualisiert. So ist das Arbeiten von jedem Gerät und jedem Standort mit Internetverbindung möglich: in der Praxis, im Behandlungsraum oder von zu Hause.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Ja. appointmed läuft auf Smartphone und Tablet mit vollem Funktionsumfang – unterwegs muss auf nichts verzichtet werden. Der Zugriff auf Kalender, Patientenakte, Dokumentation und Abrechnung ist derselbe wie am Desktop. Eine eigene App ist nicht notwendig: appointmed wird auch mobil einfach im Browser geöffnet. Zu beachten ist lediglich, dass eine Internetverbindung nötig ist; einen Offline-Modus gibt es nicht.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja. Mehrere MitarbeiterInnen können gleichzeitig mit eigenen Logins arbeiten, auf beliebig vielen Geräten. Über Rechte- und Privatsphäre-Einstellungen lässt sich steuern, wer was sieht und bearbeiten darf – in einer Gemeinschaftspraxis können so etwa einzelne Dokumentationen gesperrt werden, damit sensible Inhalte nicht ungewollt unter KollegInnen sichtbar sind. Zu beachten ist wenig: Da alle Daten zentral in der Cloud liegen, sehen alle Berechtigten stets denselben, aktuellen Stand.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Die Voraussetzungen sind bewusst niedrig. Nötig sind eine stabile Internetverbindung und ein aktueller Browser – Google Chrome wird empfohlen, aber auch Firefox, Microsoft Edge oder Safari funktionieren. Als Gerät eignen sich Desktop-Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Das Betriebssystem spielt kaum eine Rolle: Windows, macOS, Linux, Android und iOS/iPadOS werden gleichermaßen unterstützt, weil appointmed vollständig im Browser läuft.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, einen Offline-Modus gibt es bewusst nicht – appointmed benötigt für alle Funktionen eine Internetverbindung. Dafür sind die Daten jederzeit zentral, aktuell und von jedem Gerät aus verfügbar, ohne dass etwas lokal synchronisiert oder gesichert werden muss.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates laufen vollautomatisch im Hintergrund – ohne dass in der Praxis etwas installiert oder angeklickt werden muss. Neue Funktionen und Verbesserungen kommen im Schnitt etwa alle zwei Wochen und fließen größtenteils direkt aus dem Feedback der Praxen ein. Beim nächsten Login ist der neue Stand einfach da.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Um Backups muss sich in der Praxis niemand kümmern. appointmed sichert die Daten automatisch stündlich und spiegelt sie in mehreren Rechenzentren in Deutschland. Für technisch weniger affine NutzerInnen ist das der angenehmste Fall: Es gibt schlicht nichts einzurichten oder zu überwachen. Zusätzlich lassen sich die eigenen Daten jederzeit exportieren.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Datenschutz hat bei sensiblen Gesundheitsdaten hohe Priorität. Übertragung und Datenbank sind durchgehend verschlüsselt, dazu kommen regelmäßige Sicherheitsaudits. Gespeichert und gespiegelt wird ausschließlich in mehreren Rechenzentren in Deutschland – die Daten verlassen den EU-Raum niemals. Automatische Backups laufen stündlich. Der Austausch von Rechnungen oder Akteninhalten mit PatientInnen erfolgt über eine sichere 2-Faktor-Authentifizierung. Die Vorgaben der DSGVO werden dabei selbstverständlich vollständig erfüllt.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

appointmed setzt auf einige gezielte Schnittstellen. Kalender lassen sich importieren und exportieren, sodass Termine geräteübergreifend zusammenlaufen. Für den Newsletter-Versand lassen sich Kontaktdaten für externe Newsletter-Anbieter exportieren, für die Buchhaltung gibt es einen Export der Finanzdaten (etwa CSV, PDF oder Excel Richtung DATEV). Kartenzahlung ist über die SumUp-Integration direkt in appointmed möglich. Eine offene öffentliche API ist in Vorbereitung.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Podologie-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verarbeitung & Verwaltung von Verordnungen? 
    • Wie werden Verordnungen in der Software erfasst?
    • Gibt es automatische Plausibilitätsprüfungen?
    • Verknüpfung mit Patientenakte?
    • Anlage von Terminen direkt aus dem Rezept?
    • Weitere Funktionen im Bereich Verordnungen?

Verordnungen und Rezepte werden in appointmed als Datei bzw. Anhang direkt in der Patientenakte abgelegt und sind dort jederzeit im Kontext der Behandlung greifbar. Passende Termine lassen sich dazu manuell im Kalender anlegen. Eine automatische Erfassung der Verordnungsdaten, eine automatische Plausibilitätsprüfung oder das automatische Anlegen von Terminen „aus dem Rezept“ bietet appointmed nicht. Der Schwerpunkt liegt auf einer sauberen, vollständigen Ablage in der Akte statt auf einer regelbasierten Verordnungsprüfung.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Terminverwaltung?
    • Online-Buchung für Patienten?
    • Kalenderfunktionen (Einzel- und Serien-Termine)?
    • Automatische Erinnerungen (SMS, E-Mail-Benachrichtigungen)?
    • Schnittstellen zu externen Kalendern (Google / Apple / Outlook)?
    • Weitere Funktionen im Bereich Terminverwaltung?

Der Kalender ist das Herzstück von appointmed und bewusst intuitiv gestaltet. Einzel-, Mehrfach- und Serientermine lassen sich in wenigen Schritten anlegen. Eine Online-Terminbuchung ist integriert – weil Buchungen erst bestätigt werden müssen, entstehen keine Doppelbuchungen. Terminerinnerungen und -bestätigungen gehen per SMS oder E-Mail raus, was Ausfälle reduziert. Auch Räume, Geräte und MitarbeiterInnen lassen sich mit eigenen Verfügbarkeiten einplanen. Eine integrierte Warteliste hilft, spontane Lücken im Kalender zu füllen. Externe Kalender lassen sich abonnieren und in appointmed anzeigen, ebenso Termine aus appointmed in externen Kalendern.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Verwaltung von Patientendaten? 
    • Wie ist die digitale Patientenakte implementiert?
    • Welche Möglichkeiten / Unterfunktionen bietet diese?
    • Patientenhistorie & Behandlungsübersicht?
    • Integration von Fotos, Videos & sonstigen Dokumenten?
    • Weitere Funktionen im Bereich Patientendaten

Die digitale Patientenakte bündelt alle Informationen an einem Ort: Textnotizen, individuelle Formulare und Anamnesebögen, grafische Bodycharts, Rezepte sowie Dateien wie Fotos, Videos und PDFs. Gerade die Fotodokumentation eignet sich gut, um Befunde am Fuß über den Behandlungsverlauf hinweg festzuhalten. Dazu kommt die vollständige Behandlungshistorie auf einen Blick. Alle Daten sind verschlüsselt gespeichert; der sichere Austausch mit PatientInnen läuft über eine 2-Faktor-Authentifizierung. In Gemeinschaftspraxen sorgen Rechte- und Privatsphäre-Einstellungen dafür, dass jede/r nur das sieht, was vorgesehen ist.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Dokumentation?

Befunde und Behandlungen werden über blockbasierte, frei gestaltbare Vorlagen dokumentiert. Zur Verfügung stehen Textblöcke, Tabellen, Schieberegler, Checkboxen, Ja/Nein-Felder und Dateien – daraus lassen sich eigene Dokumentationsbögen bauen, die genau zur Arbeitsweise der Praxis passen. Farbliche Markierungen, zeichenbare Bodycharts und die Fotodokumentation helfen, Fußbefunde übersichtlich festzuhalten. Die Dokumentation ist auch mobil am Tablet nutzbar. Eine sprachbasierte Diktierfunktion gibt es hingegen nicht – dokumentiert wird per Eingabe und Auswahl.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Abrechnung mit Privat-/Selbstzahlerpatienten möglich? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?
    • Abrechnung über Abrechnungszentren möglich? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?
    • Direktabrechnung mit den (Gesetzlichen) Kassen möglich (Selbstabrechnung)? Wenn ja, wie wird dies unterstützt?

Bei der Abrechnung liegt der Schwerpunkt klar auf Privat- und SelbstzahlerInnen. Jede erstmals erfasste Leistung wandert in einen selbstlernenden Leistungskatalog, sodass wiederkehrende Leistungen nie zweimal angelegt werden müssen. Rechnungen und Quittungen entstehen in wenigen Klicks, offene Beträge werden gesondert ausgewiesen und Zahlungserinnerungen auf Knopfdruck versendet. Für die Abwicklung über Abrechnungsstellen gibt es einen Export im PAD-Format. Eine direkte Selbstabrechnung mit den gesetzlichen Kassen unterstützt appointmed bewusst nicht – dafür ist die Software vor allem für privat und mit SelbstzahlerInnen arbeitende Praxen gedacht.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Integration in die Telematik-Infrastruktur?
    • Wie erfolgt die Anbindung an die TI?
    • Welche TI-Anwendungen sind in der Software integriert?
    • Wie sind diese konkret implementiert, um eine anwenderfreundliche Nutzung zu ermöglichen?

Aktuell ist appointmed noch nicht an die Telematik-Infrastruktur angebunden. Wir beobachten die Entwicklung genau und bereiten die Anbindung vor, sodass sie rechtzeitig vor der verpflichtenden Einführung verfügbar sein wird. Für Praxen, die heute noch keiner TI-Pflicht unterliegen, entsteht dadurch im Alltag kein Nachteil.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei Mitarbeiterverwaltung? 
    • Dienst- und Schichtpläne?
    • Arbeitszeiterfassung (z. B. per App)?
    • Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung?
    • Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung?
    • Sonstiges zur Mitarbeiterverwaltung?

Für jede/n MitarbeiterIn lassen sich eigene Behandlungszeiten und Verfügbarkeiten hinterlegen, und über die Termine sind die geleisteten Behandlungszeiten je Person auswertbar. Bewusst ehrlich: appointmed ist keine Personalverwaltung. Dienst- und Schichtpläne, eine Arbeitszeiterfassung per App, eine Urlaubs- bzw. Abwesenheitsverwaltung oder Schnittstellen zur Lohnbuchhaltung gibt es nicht. Diese Aufgaben bleiben spezialisierten HR- und Lohnprogrammen überlassen.

20.  Inwiefern unterstützt Ihre Software im Bereich Marketing?
    • Newsletter-Versand?
    • Gutschein- oder Rabattaktionen?
    • Sonstige Kunden-/Patientenkommunikation?
    • Online-Rezensionen & Bewertungsmanagement?
    • Sonstiges zum Thema Marketing?

Im Marketing liegt der Fokus auf der direkten Kommunikation mit den PatientInnen. Terminerinnerungen und -bestätigungen per SMS und E-Mail halten den Kontakt einfach und reduzieren Ausfälle. Für Newsletter lassen sich die Empfängerdaten für externe Newsletter-Anbieter exportieren.

21. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Podologie-spezifischen Funktionen? 
    • Verwaltung von Lagerbeständen und Verbrauchsmaterialien (z. B. Verbandsmaterial, Desinfektionsmittel)? 
    • Unterstützung beim Qualitätsmanagement (QM-Dokumente, ISO-Normen)?
    • Planung von Räumen und Geräten (Ressourcenplanung)? 
    • Weitere Podologie-spezifische Funktionen?

Bei den podologiespezifischen Funktionen ist appointmed dort stark, wo es um Behandlung und Planung geht: Räume, Geräte und MitarbeiterInnen lassen sich mit eigenen Verfügbarkeiten als Ressourcen einplanen und im Kalender farblich abbilden. Die Bodycharts und die Fotodokumentation passen gut zur Befunddokumentation am Fuß. Ehrlich benannt fehlen dagegen eine dedizierte Lager- bzw. Verbrauchsmaterialverwaltung.

22. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen? 
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen? 
    • Finanzbuchhaltung / Rechnungswesen?
    • Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle oder Exportfunktionen für andere Buchhaltungssysteme)?
    • Mitarbeiter-Management (Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Weitere unternehmerische Funktionen?

Für größere Praxen gibt es eine individuelle Statistikfunktion; das Standard-Reporting ist ansonsten bewusst schlank gehalten. Alle Finanzinformationen lassen sich exportieren und an die SteuerberaterIn übergeben – zum Beispiel als CSV, PDF oder Excel Richtung DATEV. Eine direkte Schnittstelle zu einer Buchhaltungssoftware gibt es nicht, der Export ist aber so aufbereitet, dass das Steuerbüro unmittelbar weiterarbeiten kann. Eine integrierte Finanzbuchhaltung oder Lohnabrechnung ist nicht Teil von appointmed.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

23. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete? 
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

• appointmed MINI kostet 45 € pro Monat für einen Benutzer, optionale MINIplus-Module je 9,50 € pro Monat.
• appointmed BASIC mit vollem Funktionsumfang kostet 85 € pro Monat und Benutzer. Für Teams gibt es einen Gruppenrabatt: –15 % ab dem 2. Benutzer und –25 % ab dem 6. Benutzer.
• Verbrauchsabhängig kommen SMS (0,13 €), Video-Sprechstunde (2,50 €) und sicherer Dateiversand (0,50 € je Versand) hinzu; in Österreich ist die RKSV-Registrierkasse für 12,50 € pro Monat verfügbar.

Ermäßigungen gibt es zudem für PraxisgründerInnen und Mitglieder unterschiedlicher Berufsverbände. Der Mindestvertrag läuft 12 Monate, danach ist appointmed monatlich kündbar (1 Monat Frist). Bei Kündigung ist der Datenexport kostenlos.

24. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung? 
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten? 
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der Support ist mit Abstand der meistgenannte Pluspunkt in den Kundenstimmen: persönlich, inhouse durch das eigene Team – nicht ausgelagert. Erreichbar ist er über einen Rückruf-Service und einen Chat direkt in der App, im Schnitt mit einer Antwort in unter 5 Minuten. Dass die Hilfe meist schon nach wenigen Minuten da ist, wird besonders geschätzt. Für die Selbsthilfe stehen zusätzlich Hilfe-Inhalte zur Verfügung.

25.  Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Der Einstieg ist bewusst niedrigschwellig. appointmed lässt sich 14 Tage kostenlos und unverbindlich testen, ohne Kreditkarte; der Test endet automatisch, es entsteht kein Kaufzwang. Für den Umstieg von einer bisherigen Lösung bieten die TechnikerInnen einen kostenlosen Datencheck und begleiten die Datenübernahme, sofern sich die Daten exportieren lassen. Für den eigentlichen Import fallen einmalige, vorab klar kommunizierte Kosten an. So wird der Wechsel planbar statt zur Hürde.

26. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?

Sehr aktiv. appointmed erhält im Schnitt etwa alle zwei Wochen Updates, die automatisch und ohne Zutun der Praxis eingespielt werden. Was dabei umgesetzt wird, entsteht größtenteils direkt aus dem Feedback der Praxen. Als 2016 gegründetes Unternehmen entscheidet appointmed unabhängig, welche Wünsche als Nächstes umgesetzt werden – nah an dem, was der Alltag der NutzerInnen wirklich braucht.

Abschluss-Fragen:

27. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Sie Ihre Kunden? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Die häufigste Rückmeldung dreht sich um den Support: persönlich, schnell, im Schnitt in unter 5 Minuten erreichbar. Fast ebenso oft wird die Einfachheit genannt – viele berichten, appointmed nach rund 20 Minuten ohne Handbuch verstanden zu haben. Dazu kommt die gesparte Zeit in der täglichen Verwaltung. Über 3.500 Praxen arbeiten mit appointmed, bei einer Bewertung von 4,9 von 5 Sternen; nicht wenige sagen, sie möchten das System „nicht mehr missen“. Wünsche gibt es natürlich weiterhin – genau die fließen laufend in die Weiterentwicklung ein.

28. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

appointmed ist im deutschsprachigen Raum gut etabliert: Über 3.500 Praxen in Österreich, Deutschland und der Schweiz arbeiten mit der Software, bei einer unabhängigen Bewertung von 4,9 von 5 Sternen aus Google und ProvenExpert. Als 2016 gegründetes, eigenfinanziertes Unternehmen wächst appointmed stetig und aus eigener Kraft. Statt auf einen bestimmten Marktanteil setzt appointmed darauf, für seine Zielgruppe die angenehmste und einfachste Lösung zu sein.

29. Schlussplädoyer:
    Für welche Podologie-Praxen (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Ideal ist appointmed für Einzelpraxen sowie kleine bis mittelgroße Gemeinschaftspraxen, die schwerpunktmäßig mit Privat- und SelbstzahlerInnen arbeiten und Wert auf unkomplizierte Bedienung, mobile Nutzung und persönlichen, schnellen Support legen. Dass dieses Zusammenspiel den Praxisalltag spürbar erleichtert, ist die häufigste Rückmeldung aus den über 3.500 Praxen. Nur mit Abstrichen geeignet ist appointmed für Praxen, die eine direkte Selbstabrechnung mit den gesetzlichen Kassen oder eine eigene Lager- und Materialverwaltung benötigen – diese Funktionen bietet appointmed bewusst nicht.

Abschließende Bemerkungen:

appointmed ist bewusst kein überladenes System, sondern eine Software, die den Alltag einer Podologie-Praxis einfach und schnell macht – von der Terminplanung über die Befunddokumentation bis zur Abrechnung. Am besten lässt sich das im kostenlosen 14-Tage-Test erleben; der persönliche Support ist dabei von der ersten Minute an nur einen Klick entfernt. Für LeserInnen dieses Portals gibt es mit dem Code PODOSOFT30 30 % Rabatt für 6 Monate auf appointmed MINI und BASIC.

Gutschein

appointmed hat uns freundlicherweise einen exklusiven Gutscheincode zur Verfügung gestellt.
Mit dem folgenden Gutscheincode bekommt ihr bei appointmed 30 % Rabatt auf die ersten 6 Monate. Der Rabatt gilt sowohl für das BASIC als auch das MINI Paket:

PODOSOFT30

Den Code könnt ihr nach der kostenlosen Testphase bzw. bei der Aktivierung des Abos eingeben, solltet ihr euch dafür entscheiden.