Abrechnungssoftware für Podologen: Programme und Kosten im Vergleich

Vielleicht funktioniert eure Terminplanung mit dem Papierkalender bestens, und auch an eurer Dokumentation möchtet ihr nichts ändern. Nur die Kassenabrechnung soll einfacher werden. Dafür braucht ihr nicht gleich eine komplette Praxissoftware: Eine spezialisierte Abrechnungssoftware für Podologen erfasst und prüft Verordnungen, berechnet Preise und Zuzahlungen und verschickt die Daten. Daneben gibt es zwei weitere Wege: Ihr nutzt das Abrechnungsmodul einer Praxissoftware oder übergebt eure Verordnungen ganz ohne eigene Software an ein Abrechnungszentrum.

Beim Vergleich lohnt es sich, genauer hinzusehen. Denn die Kosten der Abrechnung in der Podologie setzen sich bei einer Softwarelösung aus zwei Teilen zusammen: dem Softwarebeitrag und den Kosten für den gewählten Abrechnungsweg. Hinter einem günstigen Tarif steht häufig ein festes Abrechnungszentrum, das einen Prozentsatz des Verordnungswerts einbehält. Rechnet ihr selbst mit den Kassen ab, entfällt diese Gebühr. Dafür können Kosten für ein Zusatzmodul entstehen, und Versand sowie Korrekturen bleiben bei euch. Wir haben die Programme daraufhin verglichen, was sie euch im Alltag abnehmen, welche Freiheiten sie lassen und was ihr insgesamt bezahlt.

Abrechnungssoftware für Podologen: unsere Empfehlungen

Wenn ihr euch zunächst einen Überblick verschaffen möchtet, findet ihr hier unsere Empfehlungen. Die aufgeführten Programme haben wir umfangreich geprüft und können sie auf dieser Basis empfehlen:

Nur abrechnen, ohne komplette Praxissoftware

Nicht jede Praxis möchte ihre gesamte Verwaltung umstellen, nur um Verordnungen digital abzurechnen. Genau dafür gibt es reine Abrechnungstarife: Ihr fotografiert oder scannt die Verordnung, die Software prüft die Angaben, berechnet Preis und Zuzahlung und übermittelt die Abrechnungsdaten. Einen Terminkalender oder eine Behandlungsdokumentation bekommt ihr damit noch nicht. Bei thevea, iPrax und DMRZ gehören diese Funktionen zu den größeren Tarifen beziehungsweise zur Volllizenz. Alle Eurobeträge nennen wir brutto, Stand Oktober 2026. Wie wir dabei mit der Umsatzsteuer umgehen, erläutern wir unter Was die Abrechnung in der Praxissoftware kostet.

Wenn ihr mit eurem Papierkalender oder einem anderen Terminprogramm zufrieden seid, kann ein solcher Tarif also ausreichen. Für einen fairen Kostenvergleich müsst ihr allerdings über den Monatsbeitrag hinausrechnen: Bei thevea Starter und iPrax Cash kommt die prozentuale Gebühr des Abrechnungszentrums hinzu. DMRZ Basic enthält dagegen bereits ein bestimmtes Abrechnungsvolumen. Erst wenn ihr dieses überschreitet, fällt zusätzlich ein Prozentsatz an.

Die Grenze zur Praxissoftware ist dabei nicht immer scharf. Auch PraxWin BASIS und das Basispaket von NOVENTI Ora verzichten auf einen Terminkalender und konzentrieren sich zunächst auf andere Verwaltungsaufgaben und die Abrechnung. Beide findet ihr im Abschnitt Praxissoftware im Detail.

Abrechnungstarife ohne Praxisverwaltung

thevea Starter

• Was drin ist: Verordnungen per Smartphone erfassen und prüfen, Preise und Zuzahlungen automatisch berechnen, digital abrechnen, Zuzahlungsquittungen erstellen
• Abrechnungsweg: immer über einen Abrechnungsdienstleister. opta data und die AS AG sind direkt angebunden, dort habt ihr einen eigenen Vertrag. Seid ihr bei einem anderen Zentrum, rechnet ihr über den Abrechnungsservice von thevea ab. Die Daten gehen digital raus, die Verordnungen schickt ihr gesammelt an eine zentrale Adresse. Eine Direktabrechnung mit den Kassen bietet thevea nicht an.
• Preis der Abrechnung: 47,48 € im Monat (39,90 € netto). Mit dem Abrechnungsservice von thevea kommen 0,99 % der Verordnungswerte zzgl. MwSt. dazu, bei opta data und AS AG gelten eure Konditionen dort.
• Laufzeit: 12 Monate, Kündigungsfrist ein Monat zum Laufzeitende. In den ersten zwei Monaten könnt ihr jederzeit kündigen und bekommt die gezahlten Gebühren zurück.
• Wer mehr braucht: Basis für 83,18 € im Monat mit Terminkalender, Warteliste, eigenen Rechnungen und Zahlungserinnerungen; Plus für 118,88 € im Monat zusätzlich mit Kassenbuch

Unsere Einschätzung: Besonders naheliegend ist thevea Starter, wenn ihr bereits mit opta data oder der AS AG zusammenarbeitet und nun eure Kassenverordnungen digital abrechnen möchtet. Bei der Erfassung prüft das Programm die Abrechenbarkeit nach Heilmittel-Richtlinie und Heilmittelkatalog. Nach der dritten Behandlung könnt ihr eine Teilabrechnung einreichen. Beachtet aber die Grenze des Starter-Tarifs: Eigene Rechnungen an Privatpatienten sind erst ab Basis möglich. Mitglieder von VDP, Bundesverband für Podologie und podo Deutschland erhalten 10 % Preisvorteil. Ausführlicher bewerten wir das Programm auf der Anbieterseite von thevea.

iPrax Cash

• Was drin ist: Abrechnungssoftware ohne Praxisverwaltung, als App für iPad und Mac. iPrax prüft die Verordnung nach dem Heilmittelkatalog, trifft nach der Diagnosegruppe eine Vorauswahl der zulässigen Heilmittel und berechnet Wert der Verordnung und Zuzahlung automatisch.
• Abrechnungsweg: mit Cash Flex über das Rechenzentrum für Heilmittelerbringer München (rfhm). Ihr schickt die Verordnungen per Post an rfhm, rfhm reicht sie mit den elektronischen Daten bei den Kassen ein und zahlt nach 1 bis 30 Tagen aus.
• Preis der Abrechnung: Die Lizenz iPrax Cash gibt rfhm auf Wunsch kostenlos dazu. rfhm berechnet 0,95 % vom Rezept-Brutto bei Auszahlung nach 30 Tagen; für jeden früheren Tag kommen 0,10 % dazu, bei Auszahlung nach einem Tag sind es 3,85 %. Die Sätze verstehen sich zzgl. MwSt., eine Grund- oder Mindestgebühr gibt es nicht. Für iPrax Cash ohne rfhm gibt es keine veröffentlichte Preisliste.
• Laufzeit: bei rfhm jederzeit kündbar
• Wer mehr braucht: die Volllizenz iPrax mit Praxisverwaltung ab 831,81 € einmalig plus 58,31 € im Monat. Dort wählt ihr neben Cash Flex auch Cash Direct, die Selbstabrechnung mit den Kassen, bei der iPrax den ITSG-Schlüssel mitbringt, oder Cash Basic mit einem Abrechnungszentrum eurer Wahl.

Unsere Einschätzung: Bei iPrax Cash entscheidet vor allem eine Frage über die Kosten: Wie schnell braucht ihr euer Geld? Wer auf die Auszahlung 30 Tage warten kann, zahlt den niedrigsten Satz. Einen eigenen Monatsbeitrag für die Software spart ihr euch beim Angebot über rfhm; dafür legt ihr euch auf dieses Zentrum fest. Bevor rfhm die Verordnungen einreicht, durchlaufen sie dort einen dreifachen Check. Unsere ausführlichere Einschätzung findet ihr im Steckbrief auf unserer Startseite.

DMRZ Basic

• Was drin ist: Abrechnung mit VO-Check und Fotoscan. Ihr fotografiert die Verordnung über einen QR-Code mit dem Handy, ohne App. Die Software warnt vor Fehlern, berechnet Gesamtwert und Zuzahlung und erstellt Sammelrechnungen und Begleitscheine.
• Abrechnungsweg: Direktabrechnung gemeinsam mit DMRZ, ohne eigene ITSG-Registrierung. DMRZ übernimmt den elektronischen Versand, die Verordnungen schickt ihr je Kostenträger mit Sammelrechnung und Begleitschein per Einwurfeinschreiben.
• Preis der Abrechnung: 29,74 € im Monat (24,99 € netto) plus Pflicht-Servicepaket ab 4,75 € (Bronze), zusammen also ab 34,49 € im Monat. Enthalten sind 2.000 € Abrechnungsvolumen im Monat, innerhalb eines Jahres flexibel nutzbar; für jeden Euro darüber berechnet DMRZ 1,2 %.
• Laufzeit: 12 Monate Mindestlaufzeit
• Wer mehr braucht: Advanced für 47,59 € im Monat mit Terminkalender, Online-Terminbuchung und 5.000 € Volumen (darüber 0,9 %), Premium für 59,49 € im Monat mit 7.000 € Volumen (darüber 0,6 %)

Gut zu wissen: Bei DMRZ müsst ihr keinen zusätzlichen Vertrag mit einem separaten Abrechnungszentrum einplanen: Software und Abrechnungsdienstleistung kommen vom selben Unternehmen. Die Gebühr ist über das Tarifvolumen abgedeckt. Der Postversand der Belege bleibt allerdings eure Aufgabe.

Ganz ohne Software: Verordnungen per Post ans Abrechnungszentrum

Es geht auch ohne eigenes Abrechnungsprogramm: Ihr schickt die Verordnungen per Post an ein Zentrum, das die Erfassung, Prüfung und Abrechnung mit den Kassen übernimmt und euch das Geld auszahlt. Wenn ihr möglichst wenig am Rechner erledigen möchtet, ist das der bequemste Weg. Digitale Vorarbeit kann sich allerdings finanziell lohnen. Bei Optica entfällt der Taxierungsanteil ab 0,10 %, wenn ihr die Daten zusätzlich digital einreicht. ADH gewährt 0,10 % Rabatt für Verordnungen, die ihr per Mausklick vorcodiert.

Wie teuer dieser Service ist, hängt deutlich vom Zentrum und den vereinbarten Bedingungen ab. Optica berechnet in der Podologie ab 1,47 % des Bruttogesamtbetrags zzgl. MwSt., mindestens jedoch 34,51 € je Abrechnung. Bei ADH stehen für die Rezeptabrechnung im Rundum-Sorglos-Paket 1,10 % in der Preisliste. Daneben gibt es Auszahlungsvarianten von 0,80 % bei 28 Kalendertagen bis 4,95 % bei einem Kalendertag, ohne monatliche Gebühren (Stand 01.07.2026). NOVENTI beginnt bei 96,80 € im Monat; der tatsächliche Betrag richtet sich nach Zahlungsziel, Zahl der Einreichungen und Rezeptumsatz. Für opta data, RZH und AS AG müsst ihr ein individuelles Angebot anfordern. Wenn ihr nach weiteren Anbietern sucht, hilft die Übersicht der Software-Ersteller des GKV-Spitzenverbands: Sie verzeichnet Abrechnungszentren und Software-Ersteller für den Datenaustausch mit den Kassen. Einen eigenen Filter für Podologie gibt es dort nicht, wohl aber für Heilmittel.

Abrechnungswege: selbst, über ein Zentrum oder privat

Zwei Programme können auf den ersten Blick dasselbe versprechen und euch im Alltag trotzdem unterschiedlich viel Arbeit lassen. Entscheidend ist, wie die Daten zur Kasse gelangen: Wer verschickt die Unterlagen, beantwortet Rückfragen und kümmert sich um die Auszahlung? Das solltet ihr vor der Softwarewahl klären. Ebenso wichtig ist, ob ihr euer Abrechnungszentrum frei wählen könnt oder euch mit dem Programm auf einen Anbieter festlegt.

Selbstabrechnung: Die Software schickt die Daten an die Kassen

Bei der Selbstabrechnung kommt das Geld direkt von den Kassen zu euch, ohne dass ein Zentrum seine Gebühr abzieht. Den elektronischen Teil erledigt die Software: Sie erstellt den Datensatz nach § 302 SGB V und sendet ihn verschlüsselt an die Datenannahmestellen der Kassen. Dafür benötigt ihr ein Institutionskennzeichen (IK), eine Anmeldung zum elektronischen Datenaustausch und ein Zertifikat des ITSG Trust Centers, sofern die Software dieses nicht mitbringt. Ganz ohne Papier geht es auch hier nicht: Die Original-Verordnungen schickt ihr per Post an die Papierannahmestellen. Um den Versand, Rückfragen der Kassen und notwendige Korrekturen kümmert ihr euch selbst.

Wie gut euch ein Programm dabei unterstützt, macht einen spürbaren Unterschied. iPrax übernimmt mit Cash Direct die Datenweiterleitung und die Begleitscheine und bringt den ITSG-Schlüssel mit. Bei Optica Viva könnt ihr die Direktabrechnung über Dakota hinzubuchen; das ITSG-Zertifikat kommt zusätzlich hinzu. Weitere Programme mit Selbstabrechnung stellen wir in den Kurzvorstellungen vor.

Abrechnung über ein Zentrum: frei gewählt oder angebunden

Wenn ihr die Abrechnung abgeben möchtet, übermittelt eure Software die erfassten Daten digital an ein Abrechnungszentrum. Die Original-Verordnungen schickt ihr per Post hinterher. Das Zentrum rechnet mit den Kassen ab und zahlt euch das Geld nach der vereinbarten Frist aus. Für diese Entlastung berechnet es meist einen Prozentsatz des Verordnungswerts, bei NOVENTI einen Monatsbetrag. Auch der Auszahlungstermin beeinflusst die Kosten: Bei rfhm, ARNI und ADH bezahlt ihr mehr, wenn das Geld früher auf eurem Konto sein soll.

Wenn ihr euch das Geld früher auszahlen lasst, lohnt ein Blick in den Vertrag mit dem Zentrum. Häufig tretet ihr dabei eure Forderungen gegen die Kassen an das Zentrum ab. Der Bundesgerichtshof hat im Februar 2025 entschieden, dass so eine Abtretung nichtig ist, wenn das Zentrum die Forderungen weiterabtreten darf, etwa an eine Bank. Was hinter dem Urteil steckt, erklärt PhysioSoftware-Vergleich.de in seinem Vergleich der Abrechnungszentren. Der Artikel ist für Physiotherapeuten geschrieben, das Urteil gilt aber für alle Heilmittelerbringer und damit auch für eure Praxis.

Prüft deshalb schon bei der Softwareauswahl, welches Zentrum angebunden ist. thevea gehört zu opta data und bietet die Abrechnung über opta data, die AS AG oder den eigenen Abrechnungsservice an. Hinter Optica Viva steht die PRAXINO GmbH, eine Tochter des Optica Abrechnungszentrums Dr. Güldener. Entsprechend gibt es eine direkte Optica-Anbindung, daneben aber auch weitere Zentren und die Möglichkeit zur Direktabrechnung. Weitere Beispiele findet ihr unter Programme mit angebundenem Abrechnungszentrum. Besonders eng ist die Verbindung bei Hedi: Dessen Verordnungsmanagement steht ausschließlich Kunden der RZH zur Verfügung.

Eine solche Anbindung kann Abläufe erleichtern, weil Software und Zentrum aufeinander abgestimmt sind. Sie wirft aber auch eine Frage für später auf: Könnt ihr die Software weiterverwenden, wenn ihr das Zentrum wechselt? Bei Henara habt ihr mehrere Möglichkeiten. Das Unternehmen betreibt ein eigenes Abrechnungszentrum, das ihr auch ohne SMART.VO nutzen könnt. Umgekehrt lässt euch SMART.VO auch selbst mit den Kassen abrechnen.

Privatpatienten, Selbstzahler und kosmetische Fußpflege

Behandelt ihr neben Kassenpatienten auch Privatpatienten und Selbstzahler oder bietet kosmetische Fußpflege an, braucht ihr dafür Rechnungen beziehungsweise Quittungen direkt an die Patienten. Diese Umsätze sollte das Programm sauber von der Kassenabrechnung trennen. Denn medizinische Behandlungen sind umsatzsteuerfrei, kosmetische Fußpflege und Produktverkäufe dagegen nicht. Henara und Optica Viva unterstützen auch den Artikelverkauf. synaptos führt nicht-medizinische Leistungen wie kosmetische Fußpflege in einem eigenen Abrechnungskreis.

Auch das Kassieren gehört zur Softwarewahl: Wenn ihr Zuzahlungen oder Produktverkäufe bar über eine elektronische Kasse erfasst, benötigt diese eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nach § 146a AO. Optica Viva bietet einen entsprechenden Kassendienst für 14,88 € im Monat je Kasse. Bei iPrax gibt es ein Kassenbuch inklusive TSE als Zusatz, bei Henara eine TSE-Kasse über fiskaly.

Für eine reine Privatpraxis fällt der gesamte Weg über die gesetzlichen Kassen weg. Dann lohnt sich der Blick auf Programme für Privat- und Selbstzahler wie appointmed, die sich auf diese Rechnungsstellung konzentrieren und keine Kassenabrechnung anbieten.

Worauf die Software bei der Podologie-Abrechnung achten muss

Eine durchgeführte Behandlung ist noch keine Garantie dafür, dass die Kasse sie auch bezahlt. Oft hängt es an einer fehlerhaften Verordnung. Nach dem Vertrag muss eure Praxis die Verordnung auf zumutbar erkennbare Fehler prüfen. Hilft die Software bereits beim Erfassen dabei, lassen sich Probleme entdecken, bevor sie zu einer Absetzung führen.

Verordnungsprüfung beim Erfassen

Am besten fallen Unstimmigkeiten auf, bevor die erste Behandlung beginnt. Passen Diagnosegruppe, ICD-10-Code und Heilmittel zusammen? Podologische Therapie ist auf DF (diabetisches Fußsyndrom), NF (Neuropathie) und QF (Querschnittsyndrom) beschränkt. Hinzu kommen UI1 und UI2 für den eingewachsenen Zehennagel; bei UI1 und UI2 ist ausschließlich L60.0 als Code zulässig. Das Programm sollte außerdem die Höchstmenge je Verordnung und den rechtzeitigen Behandlungsbeginn prüfen. Dafür gelten 28 Kalendertage nach Ausstellung, bei dringlichem Bedarf nur 14 Tage. Wird diese Dringlichkeit nicht beachtet, ist die Verordnung ungültig.

Bei Behandlungsunterbrechungen darf die Software die Podologie allerdings nicht mit anderen Heilmitteln gleichsetzen. Die dort bekannte 14-Tage-Regel gilt hier nicht. Erst nach 12 Kalenderwochen ohne Behandlung verliert eine Verordnung ihre Gültigkeit. Bei der Nagelspange zählt auch ein Kontrolltermin als Behandlung. Eine passende Software prüft deshalb die 12-Wochen-Grenze, statt schon nach 14 Tagen zu warnen.

Im Praxisalltag lohnt auch ein genauer Blick auf Hausbesuche und nachträgliche Änderungen. Ein Hausbesuch ist nur abrechenbar, wenn er auf der Verordnung angekreuzt wurde. Ändert der Arzt eine Angabe, braucht es daneben eine neue Unterschrift mit Datum. Nicht für jede Ergänzung müsst ihr die Verordnung jedoch zurückgeben: Das IK oder die Betriebsstättennummer aus dem Arztstempel darf die Praxis selbst ergänzen. Leitsymptomatik und Frequenz dürft ihr nur im Einvernehmen mit dem Arzt ändern. Diagnosegruppe, ICD-10, Heilmittel, Menge, Hausbesuch und Dringlichkeit bleiben dagegen ausschließlich Sache des Arztes.

Kommt es trotzdem zu einer Absetzung wegen eines Formfehlers, habt ihr einmalig drei Monate Zeit, die korrigierte Verordnung erneut einzureichen. Bei sonstigen Beanstandungen könnt ihr innerhalb von neun Monaten widersprechen. Hier hilft eine Wiedervorlage mit Frist: Sie verhindert, dass eine noch korrigierbare Absetzung im Tagesgeschäft liegen bleibt. Nachlesen könnt ihr die Regeln im Vertrag nach § 125 SGB V für die Podologie und seinen Anlagen.

Wie solche Prüfungen aussehen, zeigen zwei Beispiele: Optica Viva kontrolliert die korrekte Ausstellung, Fristen und Verordnungsmengen sowie die Übereinstimmung von ICD-10-Code und Diagnosegruppe. iPrax warnt unter anderem, wenn die Therapiefrequenz auf der Verordnung nicht eingehalten wird.

Nagelspange und Zwischenrechnung

Bei der Nagelspangenbehandlung muss die Software mit zwei verschiedenen Daten umgehen können. Welche Positionen gelten, richtet sich nach dem Verordnungsdatum: Für Verordnungen ab dem 01.10.2025 gelten neue Positionen, für ältere weiterhin die bisherigen. Welcher Preis anzusetzen ist, hängt dagegen vom Behandlungstag ab. Hinzu kommen weitere Besonderheiten: Die Position der Nagelspangenbehandlung darf zweimal je Tag abgegeben werden. Bei UI2 ist außerdem eine Fotodokumentation vor Beginn, bei einer Verschlechterung und nach Abschluss erforderlich.

Gerade bei längeren Behandlungsserien müsst ihr nicht bis zum Ende auf die gesamte Vergütung warten. Nach drei Behandlungseinheiten dürft ihr je Verordnung eine Zwischenrechnung einreichen; auf dem Original muss dazu „Zwischenrechnung“ stehen. Das entlastet die Liquidität. Die Software sollte diese Teilabrechnung unterstützen und zugleich sicherstellen, dass bereits abgerechnete Einheiten später nicht noch einmal auf der Rechnung landen. thevea und Henara ermöglichen die Teil- beziehungsweise Zwischenabrechnung nach drei Einheiten. Bei der Spangenbehandlung rechnet Henara nach der Hälfte der Behandlungen zwischen ab.

Preislisten, Zuzahlung 2027, neues Datenformat und TI

Preisänderungen von Hand nachzupflegen, ist eine Fehlerquelle, die euch die Software abnehmen sollte. Seit 2022 ändern sich die Podologiepreise jedes Jahr zum 01.07. Dazu kamen neue Positionen im November 2023 und die neue Nagelspangen-Systematik. Entscheidend ist, dass jede Behandlung zum Preis ihres Behandlungstags abgerechnet wird. Innerhalb einer Verordnung können dadurch zwei Preisstände vorkommen. Beim Hausbesuch muss das Programm ebenfalls unterscheiden: Die Vergütungsliste führt den ärztlich verordneten Hausbesuch und den Besuch in einer sozialen Einrichtung als unterschiedliche Positionen, jeweils inklusive Wegegeld.

Zum Jahreswechsel betrifft die Umstellung auch die Zuzahlung: Ab dem 01.01.2027 steigt sie bei Heilmitteln auf 10 % der Kosten plus 15 € je Verordnung. Bis Ende 2026 beträgt diese Pauschale 10 €. Für ihre Zuordnung zählt nach dem Vertrag der erste Behandlungstag. Eine Verordnung, deren Behandlungen über den Jahreswechsel reichen, darf die Software deshalb nicht einfach pauschal auf den neuen Betrag umstellen.

Wenn ihr selbst abrechnet, solltet ihr außerdem die Umstellung des Datenformats im Blick behalten. Ab dem 01.02.2027 gilt Version 22 der Technischen Anlagen für den Datenaustausch; das alte Format akzeptieren die Kassen nur noch bis zum 30.04.2027. Daneben steht für Heilmittelerbringer der Anschluss an die Telematikinfrastruktur bis zum 01.10.2027 an. Bei der elektronischen Heilmittelverordnung ist zwischen geltendem Recht und geplanter Änderung zu unterscheiden: Im geltenden Gesetz steht sie ab 2027, ein Gesetzentwurf im Bundestag sieht für Heilmittel erst den 01.06.2029 vor. Lasst euch vom Anbieter deshalb konkret erklären, wann seine Software die TI-Anbindung und die elektronische Verordnung unterstützt.

Was die Abrechnung in der Praxissoftware kostet

Bei vielen kompletten Praxisprogrammen ist die Kassenabrechnung bereits im kleinsten Paket enthalten. Der beworbene Monatspreis allein sagt trotzdem wenig darüber aus, was ihr am Ende bezahlt. Für den Vergleich sind vor allem drei Punkte wichtig, die auch zusammenkommen können:

• Ab welchem Paket die Abrechnung dabei ist: Bei Optica Viva steckt sie in der Basislizenz für 45,22 € im Monat, bei synaptos im Paket Starter ab 44,03 €. Bei pododesk ist die Kassenschnittstelle erst ab dem Plan small dabei (59,38 € im Monat bei 12 Monaten), die kleineren Pläne haben keine.
• Selbstabrechnung als Zusatz: Bei Henara braucht ihr eine eigene Selbstabrechner-Lizenz, Optica Viva berechnet für die Direktabrechnung 41,65 € im Monat für das erste IK plus 178,50 € Einrichtung. Bei anderen Programmen bleibt der Paketpreis gleich, die Details stehen in den Kurzvorstellungen.
• Gebühr des Zentrums: Wer über ein Zentrum abrechnet, zahlt dort zusätzlich zur Software. Bei Optica sind es für die Podologie ab 1,47 % zzgl. MwSt., beim Abrechnungsservice von thevea 0,99 % zzgl. MwSt.; andere Zentren rechnen mit einem Monatsbetrag oder nennen ihre Konditionen erst im Angebot.

Zum Kostenvergleich gehört auch die Frage, wie lange ihr euch festlegt. Optica Viva könnt ihr monatlich kündigen, bei thevea und appointmed beträgt die Bindung 12 Monate. Andere Programme sehen 24 Monate vor. Die jeweilige Laufzeit findet ihr direkt in den Kurzvorstellungen. Wenn ihr ausschließlich eine Abrechnungslösung sucht, stehen die entsprechenden Preise unter Nur abrechnen, ohne komplette Praxissoftware.

Damit ihr mit den Beträgen für eure Praxis rechnen könnt, nennen wir alle Europreise brutto, Stand Oktober 2026. Der Hintergrund: Medizinische Heilbehandlungen sind nach § 4 Nr. 14 UStG umsatzsteuerfrei. Die Umsatzsteuer auf Software und Zentrumsgebühren könnt ihr für diesen Teil eurer Arbeit deshalb nicht als Vorsteuer abziehen. Bietet ihr daneben umsatzsteuerpflichtige kosmetische Fußpflege an oder verkauft Produkte, ist ein anteiliger Abzug möglich; für Kleinunternehmer gilt das nicht. Die Aufteilung klärt ihr mit eurem Steuerbüro. Zwei Besonderheiten müsst ihr beim Lesen beachten: Fehlt beim Anbieter die Angabe zu netto oder brutto, übernehmen wir seinen Betrag unverändert. Auch die Prozentsätze der Zentren geben wir wie veröffentlicht wieder. Bei „zzgl. MwSt.“ kommen auf die Gebühr noch 19 % Umsatzsteuer hinzu.

Praxissoftware im Detail

Wenn ihr neben der Abrechnung auch Patientenverwaltung und weitere Praxisaufgaben in einem Programm führen möchtet, kommen die folgenden Lösungen infrage. Wir haben sie nach ihrem Weg zur Kassenabrechnung geordnet, damit ihr die für euch passende Gruppe leichter findet. Die Angaben haben den Stand Oktober 2026. thevea, iPrax und DMRZ haben wir bereits mit ihren reinen Abrechnungstarifen unter Nur abrechnen vorgestellt.

Programme mit Selbstabrechnung und Abrechnung über ein Zentrum

Henara

• Kassenabrechnung: selbst mit SMART.VO, wobei HENARA die elektronischen Daten über sein DTA-Portal an die Kassen versendet und ihr die Verordnungen selbst an die Kassen schickt, oder über das HENARA Abrechnungszentrum, das auch die Podologie abrechnet; beides lässt sich kombinieren. Das Zentrum übernimmt die Daten aus SMART.VO per QR-Code und zahlt 21 Werktage nach Einreichung beim Kostenträger aus.
• Preis der Abrechnung: Konditionen auf Anfrage; für die Selbstabrechnung braucht ihr eine eigene Lizenz, die Konditionen des Zentrums richten sich nach Fachbereich und Leistungsumfang
• Verordnungsprüfung: Prüf-Checkliste für Podologie-Verordnungen vor der Abrechnung; Zwischenabrechnung nach drei Behandlungseinheiten, bei der Spangenbehandlung nach der Hälfte der Behandlungen
• Privat und Verkauf: Zuzahlungs-, Privat- und Selbstzahlerrechnungen mit Mahnungen, Artikelverkauf mit Rechnung, Kassenbuch mit TSE über fiskaly
• Laufzeit: wird mit der Praxis vereinbart

Unsere Einschätzung: Bei SMART.VO bleibt ihr flexibel, wenn ihr die Organisation eurer Abrechnung später ändern möchtet. Selbstabrechnung und das HENARA Abrechnungszentrum lassen sich nutzen, ohne dafür die Software wechseln zu müssen. Das Zentrum steht euch zudem mit einer anderen Praxissoftware oder ganz ohne eigenes Programm offen. Mehr zu Henara lest ihr im Steckbrief auf unserer Startseite.

Optica Viva

• Kassenabrechnung: über das Optica Abrechnungszentrum mit direkter Anbindung, über weitere digital angebundene Zentren oder als Direktabrechnung mit den Kassen per Dakota unter Windows 10 und 11
• Preis der Abrechnung: in der Basislizenz „Praxisinhaber:in“ für 45,22 € im Monat enthalten, zusammen mit Kalender und Dokumentation, ohne Einrichtungsgebühr. Die Direktabrechnung kostet 41,65 € im Monat für das erste IK je Filiale, 17,85 € ab dem zweiten, einmalig 178,50 € Einrichtung plus das ITSG-Zertifikat. Das Optica-Zentrum berechnet für die Podologie ab 1,47 % zzgl. MwSt.
• Verordnungsprüfung: Ausstellung, Fristen, Verordnungsmengen, ICD-10 und Diagnosegruppe; Tarifänderungen erkennt die Software automatisch
• Privat und Verkauf: PKV, BG, Privatliquidation, Selbstzahler, Sammelrechnungen an Heime und Sozialämter, zwei Mahnstufen, Artikelverkäufe; Kassendienst mit TSE für 14,88 € im Monat je Kasse
• Laufzeit: monatlich kündbar

Unsere Einschätzung: Optica Viva ist vor allem dann interessant, wenn ihr eine komplette Praxissoftware sucht, euch aber nicht lange vertraglich binden möchtet. Die direkte Anbindung an Optica erleichtert das Zusammenspiel mit dem Zentrum. Für Haus- und Heimbesuche ist außerdem praktisch, dass das Programm in der Cloud läuft: Ein Smartphone oder Tablet reicht für den Zugriff. Unsere ausführliche Bewertung findet ihr auf der Anbieterseite von Optica Viva.

MD Therapie

• Kassenabrechnung: selbst, über den Abrechnungsservice MD Finance oder über einen Dienstleister eurer Wahl
• Preis der Abrechnung: schon im kleinsten Paket Basis für bis zu drei Nutzer enthalten, auch die Selbstabrechnung; der Paketpreis bleibt gleich, egal welchen Weg ihr wählt. Keine veröffentlichte Preisliste. MD Finance ab 1,19 % Auszahlungsgebühr, abhängig von der Zahl der Tage bis zur Auszahlung.
• Verordnungsprüfung: Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben, Unterbrechungsfristen und Abstände; Verordnungen per Barcode einlesen, auch für die Diagnosegruppen UI1 und UI2
• Privat und Verkauf: Kassenfunktion inklusive TSE und Kartenzahlung
• Laufzeit: 24 Monate

Gut zu wissen: Wählt ihr bei MD Therapie von MEDIFOX DAN die Selbstabrechnung, gehört das Taxieren der Verordnungen zu euren eigenen Aufgaben. Diesen Arbeitsschritt solltet ihr bei der Entscheidung für den Abrechnungsweg mit einplanen.

PraxWin

• Kassenabrechnung: in allen Paketen über einen Abrechnungsdienstleister eurer Wahl; die Direktabrechnung mit den Kassen bucht ihr optional dazu
• Preis der Abrechnung: im Paket BASIS für 49,99 € im Monat enthalten, mit Praxisverwaltung, für zwei Therapeuten und ein IK; Terminplanung und Dokumentation erst ab STARTER für 99,00 €. Direktabrechnung 16,99 € im Monat je IK.
• Verordnungsprüfung: Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung, Verwaltung von Nagelspangenverordnungen
• Privat und Verkauf: GKV-, Privat- und Selbstzahlerleistungen, Mahnwesen, Kassenbuch mit TSE für 20,99 € im Monat
• Laufzeit: 24 Monate

Gut zu wissen: Wenn ihr vor allem abrechnen möchtet, lohnt bei PraxWin schon der Blick auf BASIS. Das Paket enthält die Praxisverwaltung, kommt aber ohne Terminplanung und Dokumentation aus. Diese Funktionen gibt es erst im nächsten Paket. Damit liegt BASIS recht nah an einem reinen Abrechnungstarif.

THEORG

• Kassenabrechnung: über eine Abrechnungsstelle oder direkt mit den Kassen; die direkte Abrechnung läuft in Verbindung mit einer Verschlüsselungssoftware
• Preis der Abrechnung: keine veröffentlichte Preisliste; der Software-Service läuft über einen monatlichen Pauschalbetrag
• Verordnungsprüfung: Indikationsschlüssel, Verordnungsmenge und Frequenz werden gegen die geltende Heilmittel-Richtlinie geprüft
• Privat und Verkauf: Privatrezepte bar, per Rechnung oder EC-Karte
• Laufzeit: keine Angabe

Gut zu wissen: THEORG von SOVDWAER richtet sich an Heilmittelerbringer aus mehreren Fachbereichen. Neben Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie gehört auch die Podologie zu den Einsatzgebieten.

Programme mit angebundenem Abrechnungszentrum

NOVENTI Ora

• Kassenabrechnung: Die Abrechnung geht digital an NOVENTI, die Papierrezepte reicht ihr gesammelt bei NOVENTI ein
• Preis der Abrechnung: Basispaket für 71,28 € im Monat plus 593,81 € einmalig, je IK; der Terminplaner ist ein Zusatzmodul für 41,53 € im Monat. Dazu kommt die Kassenabrechnung bei NOVENTI ab 96,80 € im Monat, abhängig von Zahlungsziel, Zahl der Einreichungen und Rezeptumsatz.
• Verordnungsprüfung: Einlesen per 2D-Barcode, automatische Prüfung auf Vollständigkeit und Korrektheit
• Privat und Verkauf: Kassen- und Privatrezepte getrennt; Privatabrechnung über NOVENTI ab 2,49 € je Verordnung
• Laufzeit: 24 Monate

Gut zu wissen: Auch bei NOVENTI Ora müsst ihr nicht gleich eine digitale Terminplanung mitbuchen. Im Basispaket ist kein Terminplaner enthalten; es bietet damit einen Einstieg mit Schwerpunkt Abrechnung.

pododesk

• Kassenabrechnung: über eine Schnittstelle zu ARNI, der Abrechnungsstelle Niedersachsen für Heil- und Hilfsmittel; die Originalverordnungen gehen gesammelt per Übergabe-Einschreiben an ARNI. Eine Selbstabrechnung ist derzeit nicht vorgesehen.
• Preis der Abrechnung: Kassenschnittstelle ab dem Plan small für 59,38 € im Monat bei 12 Monaten Laufzeit oder 71,28 € bei monatlicher Zahlung; die Pläne free und calendar enthalten keine Kassenschnittstelle. ARNI berechnet 0,95 % bei Auszahlung nach 30 Arbeitstagen, 1,2 % nach 20, 1,75 % nach 10 und 2,3 % nach 3 Arbeitstagen, jeweils zzgl. USt., ohne Einrichtungsgebühr oder Grundpauschale.
• Verordnungsprüfung: Behandlungsmenge, Frequenz und Zuzahlung werden mit dem Heilmittelkatalog abgeglichen
• Privat und Verkauf: private Leistungen, Zuzahlungen und Materialverkauf
• Laufzeit: 12 Monate oder monatlich zum höheren Preis

Gut zu wissen: pododesk wurde speziell für Podologinnen und Podologen entwickelt. Für die Kassenabrechnung ist dabei die Schnittstelle zu ARNI vorgesehen.

synaptos

• Kassenabrechnung: über die RZH; die Daten gehen per Schnittstelle an die RZH, mit der ihr einen eigenen Vertrag schließt
• Preis der Abrechnung: im Paket Starter mit „Abrechnung GKV (über RZH)“ für 46,41 € im Monat oder 44,03 € bei jährlicher Zahlung; die Konditionen der RZH stehen im Vertrag und sind nicht veröffentlicht
• Verordnungsprüfung: keine Angabe
• Privat und Verkauf: Selbstzahler und Privatpatienten; kosmetische Fußpflege in einem eigenen Abrechnungskreis
• Laufzeit: monatlich oder jährlich zum niedrigeren Preis

Gut zu wissen: Bei synaptos läuft der Abrechnungsvertrag direkt zwischen eurer Praxis und der RZH. Eure konkreten Konditionen und die Hinweise zum Ablauf bekommt ihr deshalb von der RZH.

Programme mit Export an ein Zentrum eurer Wahl

patientify

• Kassenabrechnung: „Heilmittel-Abrechnung ans Abrechnungszentrum deiner Wahl“; die Übergabe läuft per PADnext-Export oder über die direkte Anbindung an PAS Dr. Hammerl
• Preis der Abrechnung: Einstieg mit Starter für 46,41 € im Monat mit Akte, Kalender und Rechnung; ab welchem Tarif die Heilmittel-Abrechnung enthalten ist, ist nicht angegeben
• Verordnungsprüfung: keine Angabe
• Privat und Verkauf: Rechnungen an Patienten
• Laufzeit: keine Angabe

Gut zu wissen: patientify richtet sich ausdrücklich an Podologie- und Fußpflegepraxen. Auch Hausbesuche und Termine im Pflegeheim könnt ihr im Kalender planen.

podoClient

• Kassenabrechnung: Export der Abrechnung als ZIP-Datei, die ihr bei verschiedenen Abrechnungsanbietern hochladen könnt
• Preis der Abrechnung: ein Tarif für 45,00 € im Monat oder 40,50 € im Monat bei jährlicher Zahlung
• Verordnungsprüfung: Prüfung der Abrechnung auf Vollständigkeit vor dem Export
• Privat und Verkauf: keine Angabe
• Laufzeit: monatlich, bei jährlicher Zahlung günstiger

Gut zu wissen: podoClient ist auf die Podologie spezialisiert. Beim Abrechnen bereitet die Software die Datei für euch vor; die eigentliche Kassenabrechnung übernimmt anschließend das Zentrum, bei dem ihr sie hochladet.

Programme für Privat- und Selbstzahler

appointmed

• Kassenabrechnung: keine; appointmed unterstützt die Abrechnung mit den gesetzlichen Kassen bewusst nicht
• Preis der Abrechnung: Rechnungsstellung im Paket MINI für 53,55 € im Monat mit einem Benutzer enthalten
• Verordnungsprüfung: entfällt ohne Kassenabrechnung
• Privat und Verkauf: Einzel- und Sammelrechnungen per Mausklick, Quittungen, Zahlungserinnerungen
• Laufzeit: 12 Monate, danach mit einem Monat Frist kündbar

Unsere Einschätzung: Wenn ihr ausschließlich Privatpatienten und Selbstzahler behandelt, kann appointmed Termine, Dokumentation und Rechnungen in einer Browser-Software bündeln. Eine Installation ist dafür nicht nötig. Für Podologie- und Fußpflegepraxen ohne Kassenpatienten ist das ein passender Ansatz; eine Kassenabrechnung bietet das Programm nicht. Mit dem Code PODOSOFT30 erhaltet ihr 30 % Rabatt. Die Bedingungen findet ihr auf unserer Gutscheinseite, unsere ausführliche Bewertung auf der Anbieterseite von appointmed.

OptiOffice

• Kassenabrechnung: keine; in einer Kassenpraxis nutzt ihr alle Funktionen, die sich nicht auf die Rechnungsstellung beziehen
• Preis der Abrechnung: Rechnungsstellung in der Basis-Lizenz für 37 € im Monat enthalten
• Verordnungsprüfung: entfällt ohne Kassenabrechnung
• Privat und Verkauf: Abrechnung für PKV; TSE-Kassensystem für 10 € im Monat plus 37 € Aktivierung
• Laufzeit: monatlich kündbar

Gut zu wissen: In einer privaten Praxis könnt ihr OptiOffice in vollem Umfang einsetzen. Für eine Kassenpraxis ist dagegen wichtig, dass die Rechnungsstellung an die gesetzlichen Kassen nicht dazugehört.

Weitere Programme

Bei unserer Recherche sind uns noch weitere Lösungen begegnet. Ein Verzeichnis, das ausschließlich Abrechnungsprogramme für die Podologie umfasst, gibt es nicht; die folgenden Programme haben wir allerdings nicht im selben Umfang untersucht wie die zuvor vorgestellten. buchnerFLOW von Buchner & Partner richtet sich ebenfalls an die Podologie und lässt euch zwischen Selbstabrechnung und Abrechnungsfirma wählen. Praxura bereitet die Daten für die Selbstabrechnung mit eigenem ITSG-Zertifikat vor, nimmt neue Praxen derzeit aber nur per Vormerkung auf. Wenn ihr auch die übrigen Funktionen der Programme auf unserer Startseite vergleichen möchtet, findet ihr diese im Vergleich der Podologie-Software.

Fazit

Für die richtige Wahl müsst ihr nicht mit der längsten Funktionsliste beginnen, sondern mit eurem Praxisalltag. Seid ihr mit Papierkalender und bisheriger Dokumentation zufrieden und möchtet nur Kassenverordnungen digital abrechnen? Dann kann ein Abrechnungstarif genügen. Rechnet aber die Gebühr des Abrechnungswegs dazu: den Prozentsatz des Zentrums oder den Aufschlag oberhalb des Inklusivvolumens. Sollen Termine, Dokumentation und Abrechnung zusammengeführt werden, schaut nach dem kleinsten Praxissoftware-Paket mit Kassenabrechnung. Prüft dabei gleich, an welches Zentrum es angebunden ist.

Bei vielen Kassenverordnungen lohnt außerdem eine Rechnung für die Selbstabrechnung. Die gesparte Zentrumsgebühr müsst ihr gegen eure Zeit für Versand und Korrekturen sowie mögliche Kosten für ein Zusatzmodul abwägen. Behandelt ihr ausschließlich Privatpatienten und Selbstzahler, könnt ihr die Kassenabrechnung bei der Auswahl außen vor lassen. Dann reicht eine Software für Privatrechnungen.

Für den nächsten Schritt findet ihr die Programme mit ihren Funktionen und Preisen im Podologie-Software-Vergleich auf unserer Startseite. Wenn ihr die Auswahl zunächst anhand weniger Fragen auf eure Praxis eingrenzen möchtet, führt euch unser Schnell-Check dabei durch die wichtigsten Entscheidungen.